加班也做不完?老鳥不會告訴你的五個「提升工作效率」的神訣竅!

總是做到累得半死,老闆、上司卻永遠嫌我的工作效率太慢?為什麼老鳥都能準時收包包下班,而我卻準備去買晚餐回來加班?以下五個省時、省力、省勞心的工作神秘訣,在此推薦給你啦!        

1. 每天只定時收發信件

除特定工作需即時回覆訊息外,大多數的工作之信件,並無立即回覆之必要。許多新人最常加班的原因,正是因花太多時間,不停在回覆及等待信件,卻將帶狀的正事不斷切割或給耽誤,導致正事做不完,卻一直在處理新進來的雜事,讓工作效率一直快不起來的問題。

解決之道:無法忍受收件夾有新郵件,卻不立刻點開的強迫症問題,建議工作者可嘗試在收發信件後,立即關閉信件工作視窗,改以定時且每次只花十五分鐘處理收發信件之工作。如一早到辦公室、中午午休前,以及下班前,各花十五分鐘收發信件,便可避免一直被新郵件打斷正在進行的正事,陷入收發信件的無限輪迴地獄。

2. 排定每天工作先後事項

人類是有惰性的動物,在工作上如無自覺嚴格執行「自律」行為,很容易陷入「柿子挑軟的吃」,只做有興趣的工作,卻一直忽視煩人且無趣的代辦事項,讓進度無限延遲,最後總是迫於無奈或時間緊迫,才便宜行事地處理它,這般工作態度所產出的成效勢必極低,更可能讓工作者情緒,陷入深深悔恨及憂鬱之中。

解決之道:結束一早的收信工作後,便可了解一整天的帶狀工作任務以及新進的需求,藉由彙整分類後,依照重要及緊急程度劃分為:今日需完成、本週需完成、長期需完成,之後便能依照順序逐一解決。

3. 將工作時間分段切割安排

新人時期總是戰戰兢兢,對於上級交代之任務,容易糾結於一份報告、一只文件,就得花費一整天,藉由不停反覆修改、潤飾以及校正,追求盡善盡美不容絲毫差錯。

雖說追求「完美」是件好事,但有些既定且帶狀的工作事項,其實老闆並不期望你花費過多精力於一件小事上,毫無時間觀念的工作方式,不僅會讓工作者陷入一件事做一整天,更甚給主管刻意延遲想偷懶的拖延疑慮,得不償失。

解決之道:將工作日程劃分為上午、下午兩時段,或是以小時為單位計算,將每日代辦事項於一早排定好其所需的時間,並堅守這份時程,盡可能在時間內完成每個工作任務,藉由設定好 DeadLine,便能有效掌握一整天的日程,維持不拖拉、不遲疑的工作步調。

4. 善用午休調整工作節奏

午休總是與三五同事外出用餐,聊到水乳交融、佔盡分秒午休時光,才甘心緩步走回公司繼續打拼下半場?職場人際關係固然重要,但有時候明明工作量已經大到食不下嚥、進度慢到六日在家加班,卻依舊為了維持「好同事」形象,硬著頭皮參加外出用餐的局,絕對是許多「加班型上班族」最常犯的職場問題。

解決之道:如遇工作大延遲,不妨適時婉拒同事的邀約,善用午休時間趕一下進度,甚至小睡十分鐘恢復精神,讓下午能更有戰力,絕對比你坐在餐廳聽同事抱怨上司、公司,甚至感情難題還要划算許多。

5. 加班既必要也是非必要

「加班型工作者」最常犯的問題,就是早已經習慣把加班時間算都進去一般工作的日程,原本六點下班,但他已習慣成自然把工作安排到八點才會做完。加上各種工作拖延、雜事纏身,在交互作用下加班越加越長,公事永遠做不完!

又因自身時間效率問題,公事怎麼加班也做不完,故總習慣留件「事尾」明天再處理,積習成自然,隔天白天都在處理前一天事尾,讓公事永遠呈現沒有做完的一天,無限巡迴,直至精神耗盡並被工作壓力擊垮。

解決之道:公司規定幾點下班,就應該將所有代辦事項安排至下班前完成,並自我要求一定要在每日擬定的時程內完成任務,如遇外力影響,導致無法在下班前完成,這時才需考慮「加班」這個選項。盡可能把握「今日事今日畢」大準則,不將工作拖至隔天執行,因為隔天永遠都有新工作會出現,當天任務於當日解決,不僅能讓工作者維持舒適的工作進度,心情也不會受到「永遠做不完的工作」壓力影響。